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こんにちは
セントサービス株式会社の佐藤聖史です。

 

今回は、「伝える言葉を整理する」という視点から箇条書きによって伝えることを紹介します。

当社で行っている整理収納の内容は多くの点で役に立つと考えています。生活、仕事、多くの場面で整理収納の技術を生かすことができることを願ってサービスを展開しています。

何かを伝えるということにおいても役に立つはずです。伝える言葉を箇条書きによってまとめることでよりわかりやすくなるのでないでしょうか?

 

ということで、今回は東洋経済の記事をみつつ、わかりやすく伝えるための箇条書きをサクッとみてみることにします。

 

 

箇条書きで要点を簡潔に整理整頓しよう!

メールなどの文章、資料として残せるプレゼンの時には長々と文章を書くのではなく箇条書きにすると相手の要点が伝わりやすいでしょう。

文章などを図や表を使ってカラフルに魅せるというのもまた一つ良い時もありますが、短い時間で簡潔に伝える必要があるときは、箇条書きが効果的なこともあります。

世界の最前線では、「短く、魅力的に伝える」ツールとして箇条書きが選ばれ、そして使われている。プレゼンに限らない。企画書・報告書づくり、メール作成、議事メモ、会議のファシリテーションなど、「短く、魅力的に伝える」箇条書きは、あらゆるビジネスシーンで使われている。
http://diamond.jp/articles/-/92939より

 

 

上手に利用できれば効率的に相手に情報を伝えることができますね。

箇条書きを使って相手にわかりやすく伝えるコツ

箇条書きを使うコツについては以下の記事が非常にわかりやすかったです。

これらの記事をもとに、整理収納の考え方も箇条書きで相手に伝えるコツを書いていくことにします。

1 最終的に言いたいことを意識する

これは最も大切でしょう。自分が相手に何を伝えたいのかをまずははっきりさせましょう。そうすれば、目的からいうべきこと、盛り込みたいことを逆算できるでしょう。

 

 

2 話しておきたいことをすべて箇条書きでまとめる

まずは相手にわかりやすくまとめる前に、全部箇条書きにしてまとめてしまいましょう。

片づけでも何かを整理するときにはすべて出します。伝える情報もすべて書き出しましょう。そうすると自分の頭の中で何を伝えなければいけないのかを理解することができます。

3 強調する部分、共通点、順番などを整える

すべて書き出したら、内容を整えましょう。箇条書きで並べた自分のいいたいことから

  • 似たようなことを言っている部分
  • 優先順位が低いもの
  • 話の本筋からそれている部分
  • 時間的に説明できないこと

を取り除きましょう。これは整理収納でいう「整理」に当たるかもしれないですね。そのうえで、伝える順番を整えて、一番強調する部分を明確にし、伝えたいことと対立事項をうまく対比できるように話を作るなどを行いわかりやすくまとめましょう。

4 改めて箇条書きにし、レイアウトをきれいにする

3が終われば、あとはまとめたものを改めて箇条書きにして、レイアウトを整えましょう。整理収納でいえば「収納」に当たるでしょう。レイアウトを整えることは、IDIAというサイトにわかりやすく7項目にしてまとめられています。

  • 4項目以上ある場合は箇条書きにする
  • 何についての箇条書きかを示す
  • インデント(字下げ)をする
  • 行頭記号と項目との間を適切に調整する
  • 書き出しに同じ語句を繰り返さない
  • 言い回しや表現方法は統一する
  • 使用する箇条書きの個数を制限する

http://www.idia.jp/report/itemize/より

箇条書きを駆使してわかりやすい説明をしよう!

いかがですか?

今回は整理収納のノウハウを使いながら、「わかりやすく相手に伝えるためのポイント」を4点にしてまとめました。

整理収納のノウハウは家を片付けるだけじゃなく、自分の伝えたい情報もキレイにできるということがわかっていただけると嬉しいです。

 

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